Termeni si Conditii
Ultima actualizare: noiembrie 2025
Acești Termeni și Condiții („Termenii”) reglementează utilizarea website-ului https://toparhiv.ro/ („Site-ul”) și relațiile comerciale dintre TOP ARHIV SERV SRL și clienți/visitori. Prin accesarea Site-ului sau prin plasarea unei solicitări, declari că ai citit și acceptat Termenii.
Operator: TOP ARHIV SERV SRL • Reg. com.: J2005016970408 • CIF: RO18025423
Adresă: Municipiul București, Sector 6, Str. Politehnicii, Nr. 5, Bl. 8, Sc. 2, Et. 1, Ap. 51, București
Contact: office@toparhiv.ro • 0731 355 324
1. Definiții
• „Furnizor” – TOP ARHIV SERV SRL.
• „Client” – persoană juridică sau profesionist care solicită/achiziționează servicii.
• „Servicii” – soluții de arhivare fizică și digitală, scanare, OCR, indexare, depozitare, conformitate, distrugere certificată, consultanță și alte servicii conexe prezentate pe Site sau ofertate de Furnizor.
• „Contract” – acordul încheiat între Furnizor și Client (ofertă, comandă, contract-cadru, anexe).
2. Acceptarea Termenilor
Utilizarea Site-ului implică acceptarea acestor Termeni. Pentru serviciile contractate, prevalează clauzele din contractul specific încheiat cu Clientul (dacă există), completate de acești Termeni.
3. Caracterul informațiilor de pe Site
Informațiile au caracter general și orientativ. Specificațiile tehnice, prețurile, serviciile sau disponibilitatea pot fi actualizate fără notificare prealabilă. Oferta fermă se transmite Clientului în scris (ofertă comercială/contract).
4. Solicitări, Oferte și Încheierea Contractului
4.1. Solicitările se trimit prin formularul de contact, e-mail sau telefon.
4.2. Furnizorul transmite o ofertă cu obiectul, prețul, termenele, condițiile tehnice și de livrare; oferta este valabilă pe perioada indicată.
4.3. Contractul se consideră încheiat la acceptarea expresă a ofertei de către Client (prin semnare/confirmare scrisă) sau la semnarea unui contract-cadru.
4.4. Modificările ulterioare se fac doar prin acord scris.
5. Prețuri, Facturare și Plată
5.1. Prețurile se exprimă, de regulă, în lei (fără TVA, dacă nu se precizează altfel).
5.2. Facturarea și termenele de plată sunt cele din ofertă/contract.
5.3. Întârzierile la plată pot atrage penalități conform contractului și/sau legii.
5.4. Furnizorul poate suspenda executarea serviciilor în caz de neplată.
6. Livrare/Executare Servicii
6.1. Termenele de execuție sunt estimative și depind de volumul/complexitatea proiectului, accesul la documente și condițiile logistice.
6.2. Predarea-primirea (fizică sau digitală) se consemnează în documente specifice (procese-verbale, AWB, procese de încărcare în platformă).
6.3. Clientul asigură accesul la documente și informațiile necesare; orice întârziere din aceste cauze poate decala termenele.
7. Arhivare, Digitalizare și Conformitate
7.1. Furnizorul aplică proceduri interne pentru trasabilitate, securitate și conformitate; dacă sunt impuse cerințe specifice (de exemplu, politici interne ale Clientului), acestea se includ în contract/anexe.
7.2. La digitalizare/OCR, acuratețea depinde de calitatea documentelor; Furnizorul folosește tehnologii și bune practici, însă nu garantează acuratețe 100% în toate cazurile (de ex., documente deteriorate, scris de mână, contraste slabe).
7.3. Conformitatea (retentie, clasificare, termene arhivistice) se asigură potrivit contractului și legislației aplicabile.
8. Depozitare și Securitate
8.1. În cazul depozitării, Furnizorul asigură spații monitorizate și condiții de microclimat conform standardelor interne și contractului.
8.2. Accesul la fondul arhivistic se face controlat, pe bază de solicitare documentată.
8.3. În situații de forță majoră/urgențe (incendii, calamități, dispoziții ale autorităților), Furnizorul aplică planurile de continuitate și limitează riscurile conform posibilităților tehnologice și logistice.
9. Distrugere certificată
9.1. Distrugerea documentelor se execută conform contractului, la expirarea termenelor sau la instrucțiunea Clientului.
9.2. Se eliberează certificat de distrugere; după distrugere, documentele nu mai pot fi recuperate.
10. Drepturi de proprietate intelectuală
10.1. Conținutul Site-ului (texte, grafică, logo, elemente vizuale, software) aparține Furnizorului sau partenerilor și este protejat de legislația aplicabilă.
10.2. Este interzisă copierea, distribuirea, modificarea ori reutilizarea conținutului fără acordul prealabil al titularului.
10.3. Documentele Clientului rămân proprietatea Clientului; Furnizorul le folosește exclusiv pentru executarea serviciilor.
11. Confidențialitate și Protecția Datelor
11.1. Părțile vor păstra confidențialitatea informațiilor comerciale și a documentelor accesate pe durata colaborării și ulterior, conform contractului/NDA.
11.2. Prelucrarea datelor cu caracter personal se face potrivit Politicii de confidențialitate (GDPR) și Politicii de cookie-uri disponibile pe Site.
12. Răspundere
12.1. Furnizorul răspunde pentru executarea cu bună-credință a serviciilor, în limitele contractului și ale legii.
12.2. Răspunderea totală a Furnizorului pentru orice pretenții rezultate dintr-un proiect/contract nu va depăși, cumulat, valoarea facturată și plătită pentru serviciile direct afectate, cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel.
12.3. Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte (ex.: profit nerealizat, întrerupere activitate), pentru conținutul site-urilor terțe sau pentru utilizarea inadecvată a serviciilor de către Client.
13. Forță majoră
Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de un eveniment de forță majoră (definit de lege), dovedit conform procedurilor legale. Partea afectată va notifica cealaltă parte într-un termen rezonabil.
14. Link-uri către site-uri terțe
Site-ul poate conține link-uri către pagini aparținând terților. Furnizorul nu controlează și nu își asumă responsabilitatea pentru conținutul sau practicile acestora.
15. Conturi și acces la platforme (dacă este cazul)
Dacă Furnizorul oferă acces la o platformă online (ex.: portal documente):
• Clientul este responsabil pentru confidențialitatea acreditărilor și pentru acțiunile realizate sub contul său;
• Furnizorul poate suspenda accesul în caz de securitate, neplată, utilizare abuzivă sau încălcarea Termenilor/contractului.
16. Sesizări și reclamații
Pentru orice solicitare sau reclamație, Clientul poate contacta Furnizorul la office@toparhiv.ro. Vom depune eforturi rezonabile pentru soluționare pe cale amiabilă.
17. Legislație aplicabilă și jurisdicție
Acești Termeni și orice litigiu izvorât din/în legătură cu folosirea Site-ului sau furnizarea serviciilor sunt guvernate de legea română. Instanțele competente sunt cele din București, dacă părțile nu convin altfel în contract.
18. Modificarea Termenilor
Furnizorul poate actualiza Termenii oricând. Versiunea în vigoare este publicată pe Site și se aplică de la data afișării. Pentru contractele în derulare, modificările se aplică doar dacă sunt acceptate conform prevederilor contractuale.
19. Dispoziții finale
Dacă o clauză devine nulă/inaplicabilă, restul Termenilor rămân valabili. Neexercitarea unui drept nu constituie renunțare definitivă la acel drept.
Contact
TOP ARHIV SERV SRL • https://toparhiv.ro/
office@toparhiv.ro • 0731 355 324
Str. Politehnicii, Nr. 5, Bl. 8, Sc. 2, Et. 1, Ap. 51, Sector 6, București
